Bot sendet Veranstaltungserinnerungen 3, 2 und 1 Tag vorher in den Slack-Kanal — Teilnehmer bestätigen per Klick. DSGVO-konform.

From the user Borisbot

Ein Fotoklub-Organisator trägt das Treffen mit Datum, Thema, Ort und Uhrzeit in eine Tabelle ein. Der Bot veröffentlicht automatisch 3 Tage, 2 Tage und 1 Tag vorher Erinnerungen im Kanal. Teilnehmer tippen auf "Ich bin dabei" oder "Kann nicht" — der Bot sammelt die Liste und veröffentlicht das Ergebnis im Kanal. Der Organisator sieht die Teilnehmerzahl im Voraus, ohne Anrufe oder manuelle Umfragen.

Warum es funktioniert

📅 Erinnerungen werden automatisch gesendet — der Organisator gibt das Datum einmal ein und vergisst es

🔔 Drei Benachrichtigungswellen — höhere Teilnahme als mit einer einzigen Ankündigung im Kanal

✅ Schaltflächen "Ich bin dabei" / "Kann nicht" — Teilnehmerliste ist einen Tag vor dem Event fertig

📋 Ergebnis wird im Kanal veröffentlicht — alle sehen, wer kommt, ohne Rückfragen

Lösung KPIs

⏱ 0 Nachrichten vom Organisator — Bot sendet automatisch nach Zeitplan

📊 30–40% höhere Teilnahme — drei Erinnerungen statt einer Ankündigung

✅ Teilnehmerliste einen Tag vor dem Event bereit — Platz und Materialien leicht planbar

🔔 Niemand verpasst die Ankündigung — Erinnerungen erreichen alle Kanalmitglieder

Für wen

Für Fotoklubs entwickelt, anpassbar für jede Hobby-Gruppe oder Community in Slack: Sportvereine, Buchklubs, Yoga-Gruppen, Freiwilligenteams, Arbeitsteams, Kreisgruppen und Studios. DSGVO-konform.

⏱ So starten Sie: Bot zum Slack-Kanal hinzufügen → Veranstaltungsdatum eintragen → Bot erinnert automatisch.

So funktioniert es

Der Organisator trägt das Treffendatum und das Thema in eine Tabelle ein — der Bot liest den Zeitplan und sendet 3, 2 und 1 Tag vor der Veranstaltung Erinnerungen an den Kanal. Teilnehmer tippen auf "Ich bin dabei" — der Bot veröffentlicht die finale Liste direkt im Slack-Kanal.

Die Ankündigung kommt direkt im Slack-Kanal an — Teilnehmer sehen sofort die Details und tippen auf einen Button. Der Organisator schreibt nichts manuell.

Drei Erinnerungswellen — 3, 2 und 1 Tag vorher. Mit der finalen Benachrichtigung weiß der Bot bereits, wer kommt, und veröffentlicht die Liste im Kanal.

Die Tabelle wird automatisch aktualisiert — der Organisator sieht Datum, Veranstaltung, Anzahl der Bestätigungen und wer auf "Ich bin dabei" getippt hat.

So starten Sie

1. Buchen Sie den Starter+-Tarif

Der Starter+-Tarif ab €25/Monat enthält alles, was Sie zum Start des Bots benötigen.

2. Kopieren Sie die Vorlage und vereinbaren Sie ein Setup-Gespräch

Ein BuddyBot-Manager konfiguriert das Szenario für Ihren Klub und Veranstaltungskalender.

3. Bereiten Sie die Veranstaltungstabelle vor

Füllen Sie Datum, Veranstaltungsname, Uhrzeit und Ort aus — der Bot beginnt automatisch mit dem Versand der Erinnerungen.

4. Fügen Sie den Bot zu Ihrem Slack-Kanal hinzu

Installieren Sie die BuddyBot-App in Slack und fügen Sie den Bot dem Kanal hinzu. Der Manager sendet Ihnen die Einrichtungsanleitung.

5. Fertig — der Bot erinnert selbstständig

Zur richtigen Zeit postet der Bot Benachrichtigungen im Kanal, sammelt Antworten und veröffentlicht die finale Liste. Funktioniert ab dem ersten Tag.

Was Sie noch verbinden können

📊 Excel-Export — Veranstaltungshistorie und Anwesenheit für die Berichterstattung

📅 Google Calendar — Termine fließen automatisch aus dem Kalender in die Tabelle

📩 Persönliche Erinnerungen — der Bot sendet jedem Teilnehmer eine Duplikat-Benachrichtigung per DM

📸 Fotorückblick — der Bot sammelt Fotos nach der Veranstaltung und postet sie im Kanal

Häufige Fragen

Funktioniert der Bot nur in Slack oder auch in anderen Messengern?

Diese Vorlage ist für Slack konfiguriert. Für MAX oder Telegram gibt es separate Vorlagen im BuddyBot-Marktplatz.

Kann ich Erinnerungen für eine andere Anzahl von Tagen konfigurieren — nicht 3-2-1?

Ja — in den Skript-Einstellungen kann eine beliebige Anzahl von Tagen konfiguriert werden. Zum Beispiel 7 Tage und 1 Tag vorher.

Wie viele Veranstaltungen kann ich in die Tabelle eintragen?

Unbegrenzt — der Bot verarbeitet beliebig viele Zeilen in der Tabelle.

Benötige ich Admin-Rechte im Slack-Kanal?

Nein — es reicht, den Bot als normales Mitglied zum Kanal hinzuzufügen. Admin-Rechte sind nicht erforderlich.

Was, wenn ein Teilnehmer auf "Kann nicht" geklickt hat, aber sich dann umentschieden hat?

Der Bot aktualisiert den Status in der Tabelle — der letzte Button-Klick gilt als aktuell.

Sendet der Bot Erinnerungen zu einer bestimmten Uhrzeit?

Die Erinnerungszeit wird in den Skript-Einstellungen festgelegt — zum Beispiel um 10:00 Uhr drei Tage vor der Veranstaltung.

Kann ich eine Veranstaltung in letzter Minute hinzufügen?

Ja — fügen Sie einfach eine Zeile in die Tabelle ein. Der Bot nimmt den neuen Eintrag bei der nächsten Zeitplanprüfung auf.

Kann der Bot in mehreren Kanälen gleichzeitig arbeiten?

Ja — ein Bot kann in mehreren Slack-Kanälen arbeiten. Für jeden Kanal wird eine eigene ID in der Tabelle angegeben.

Kann ich eine Veranstaltung absagen und Teilnehmer benachrichtigen?

Ja — fügen Sie den Status "Abgesagt" zur Tabellenzeile hinzu, und der Bot sendet eine entsprechende Nachricht im Kanal.

Wie fügt der Organisator eine Veranstaltung hinzu — ist technischer Zugang erforderlich?

Nein — der Organisator füllt eine normale Google-Tabelle aus: Datum, Name, Ort. Technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Veranstaltungserinnerungen in Slack: automatischer Bot